O que é Acervo Acadêmico?
Como a Portaria 315 aborda o assunto e qual o impacto sobre a sua SEAD
O Ábaris está pronto para te apoiar com todo o seu Acervo Acadêmico. Abaixo uma interpretação sobre quais são os documentos que fazem parte do Acervo.
A Portaria 315, em seu artigo 37, diz:
Art. 37. Para os fins desta Portaria, considera-se acervo acadêmico o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos.
Esse artigo, entretanto, dá a ideia errada de que o Acervo é composto somente somente por documentos referentes a vida dos estudantes. Logo na sequencia, entretanto, no artigo 38, a Portaria é mais clara:
Art. 38. As IES e suas mantenedoras, integrantes do sistema federal de ensino, ficam obrigadas a manter, sob sua custódia, os documentos referentes às informações acadêmicas, conforme especificações contidas no Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades Fim das Instituições Federais de Ensino Superior e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovados pela Portaria AN/MJ nº 92, de 23 de setembro de 2011, e suas eventuais alterações.
Parágrafo único. O acervo acadêmico será composto de documentos e informações definidos no Código e na Tabela mencionados no caput, devendo a IES obedecer a prazos de guarda, destinações finais e observações neles previstos
Esta portaria foi alterada pela 332 onde altera o artigo 45 da Portaria nº 315, de 4 de abril de 2018, e dispõe sobre a conversão para o meio digital dos documentos e informações que compõem o acervo acadêmico.
Principais Disposições:
Alteração do Caput do Artigo 45:
O artigo 45 da Portaria nº 315, de 4 de abril de 2018, passa a ter a seguinte redação:
"Art. 45. Nos termos do art. 104 do Decreto nº 9.235, de 2017, os documentos e as informações que compõem o acervo acadêmico, independente da fase em que se encontrem ou de sua destinação final, conforme Código e Tabela aprovados pela Portaria AN/MJ nº 92, de 2011, deverão ser convertidos para o meio digital, no prazo de quarenta e oito meses, de modo que a conversão e preservação dos documentos obedeçam aos seguintes critérios."
Prazo para Conversão:
O prazo estabelecido para a conversão dos documentos e informações do acervo acadêmico para o meio digital é de quarenta e oito meses.
Critérios para Conversão e Preservação:
A conversão e preservação dos documentos devem obedecer aos critérios estabelecidos pela legislação aplicável.
Sendo novamente alterada pela portaria 360:
Proibição de Produção de Documentos Físicos:
A partir de 1º de agosto de 2022, fica proibida a produção de novos documentos em suporte físico que integrem o acervo acadêmico.
As IES devem produzir todos os documentos do acervo acadêmico inteiramente no meio digital a partir desta data.
Documentos físicos recebidos para matrícula e outras atividades acadêmicas após 1º de agosto de 2022 devem ser digitalizados.
Definição de Acervo Acadêmico:
Considera-se acervo acadêmico o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições de educação superior, necessários para comprovar os estudos dos alunos, conforme o art. 37 da Portaria MEC nº 315, de 4 de abril de 2018.
Prioridade na Digitalização:
A digitalização dos documentos classificados como Documentação Acadêmica (subclasse 125.4) terá prioridade sobre outros documentos.
Regulamentação de Procedimentos:
Os procedimentos gerais para a conversão e preservação dos documentos serão definidos em um ato específico.
Prazos para Conclusão da Digitalização:
Documentos de estudantes matriculados: 12 meses.
Documentos de estudantes formados entre 1º de janeiro de 2016 e a data da publicação da portaria: 24 meses.
Documentos de estudantes formados entre 1º de janeiro de 2001 e 31 de dezembro de 2015: 36 meses.
Documentos não contemplados pelos prazos definidos devem ser digitalizados por demanda da parte interessada.
Nesse momento, temos claro que o acervo acadêmico será composto por todos os documentos definidos na lista de Códigos de Classificação. Ou seja, o escopo de documentos é bem maior do que inicialmente imaginado.
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