Manejar os documentos
Agora você entenderá como usar os documentos encontrados nas pesquisas no seu cotidiano
Atualizado
Agora você entenderá como usar os documentos encontrados nas pesquisas no seu cotidiano
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Ao realizar uma Pesquisa Avançada e localizar um documento você pode realizar diversas ações de manejo no mesmo. Abaixo uma lista com uma breve explicação sobre o que é possível realizar.
Ao clicar em Visualizar Documento você será levado à tela do visualizador de arquivos onde poderá imprimir, exibir as assinaturas (se o documento estiver assinado), realizar pesquisas de texto/caracteres e realizar anotações e destaque
Para esse botão ser exibido é preciso que o documento esteja vinculado a algum fluxo.
Ao clicar neste botão você desanexa o documento que está anexado a algum fluxo.
Aqui você altera a indexação com a qual o documento está identificada. Após salvar suas alterações, o índice é atualizado na tela Resultados.
Ao clicar em Download você baixa o documento para a sua estação de trabalho.
Esse botão, como seu nome já diz, apaga o documento selecionado. Porém, é importante saber que o botão não é exibido se o documento estiver em checkout com outro usuário.
Os documentos excluídos vão para a Lixeira do Configurador.
Selecione o arquivo, ou os arquivos, que deseja enviar por e-mail e clique em Enviar Email. Preencha os campos (remetente, destinatário, assunto e mensagem) e clique em enviar.
Para enviar e-mail o serviço de SMTP deve estar cadastrado corretamente no Configurador.
Neste momento você pode fazer download dos documentos para "edição". Ao realizar check-out o documento é baixado automaticamente para que realize as edições.
Já ao realizar o check-in você fará upload de um arquivo que substituirá o arquivo selecionado, que foi baixado para edição. Você pode subir arquivos de até 100MB e copiar as anotações do documento atual para o novo documento.
Além disso, pode deixar comentários que serão exibidos na tela de versões.
Ao clicar em Histórico o Ábaris exibirá um log (um histórico) das alterações que foram realizadas no documento com a data, usuário, ação e índices. Você também pode realizar buscas por termos ou palavras presentes nestes campos.
Esse item exibe todas as prioridades do documento, como identificador, nome, datas de criação e importação e versão, tamanho do arquivo e a quantidade de páginas do documento, se o documento está em check-out, se está assinado e suas assinaturas válidas.
Ao clicar em Versões você encontra informações sobre versões anteriores e suas propriedades, além de poder visualizar versões anteriores e reverter sua versão atual para alguma versão anterior.
O item "Relacionados" agrupa todos os documentos existentes no sistema que possuam os mesmos dados em um determinado índice. Ao clicar neste botão, uma nova janela se abre exibindo esses documentos.
O botão Assinar permite que sejam realizadas assinaturas no documento. Essas assinaturas podem ser Públicas, Institucional ou "em lote".
Em Solicitar Assinatura você enviará um e-mail para pedir que um documento PDF selecionado seja assinado. No corpo do e-mail você deve informar quanto tempo o documento ficará disponível para a assinatura. Você também determinará o tipo de assinatura (se eletrônica ou digital).
Para gerenciar os documentos físicos use os botões Arquivar e Desarquivar. Um documento arquivado pode ser emprestado com o botão Empréstimo. Aqui também é possível gerar ferramentas de controles físicos, como Gerar Etiquetas e descrever a sua Localização Física.
Iniciar e gerenciar os fluxos do documento
Aqui, em Iniciar Fluxo, você pode startar um fluxo a partir do documento. Para isso, selecione um processo e salve sua demanda. Também é possível, em Fluxos do Documento, entender os fluxos nos quais o documento está vinculado.
Dividir ou clonar o documento
Os botões Dividir e Clonar ficam disponíveis para que você realize essas alterações nos documentos.
Em Dividir você pode dividir trechos do documento em arquivos únicos. Aqui é importante lembrar que a certificação digital não é replicada para os novos documentos.
Em Clonar temos a opção de versionar uma cópia idêntica do documento.
