Legislações gerais
Legislação do MEC relacionada às Secretarias Acadêmicas das IES
Atualizado
Legislação do MEC relacionada às Secretarias Acadêmicas das IES
Atualizado
Esse é considerado o Decreto-pai das Portarias relacionados ao assunto no MEC. Ele trata de diversos temas relacionados a avaliação, compliance e governança de IES. Entre os temas, existem artigos específicos falando sobre a manutenção do acervo acadêmico.
Dispõe sobre o exercício das funções de regulação, supervisão e avaliação das instituições de educação superior e dos cursos superiores de graduação e de pós-graduação no sistema federal de ensino.
Essa MP institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Seu objetivo é garantir a autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos eletrônicos, além de assegurar transações eletrônicas seguras. A ICP-Brasil inclui uma Autoridade Certificadora Raiz (AC Raiz), várias Autoridades Certificadoras (AC) e Autoridades de Registro (AR), todas reguladas pelo Comitê Gestor da ICP-Brasil, vinculado à Casa Civil da Presidência da República.
É ela que estabelece a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil e passa a permitir o uso de assinatura digital com certificados digitais no Brasil. Seu artigo diz:
Art. 10. Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória. § 1° As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei no 3.071, de 1o de janeiro de 1916 - Código Civil. § 2° O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.
Poderia-se imaginar, então, que, a partir da MP 2002, um diploma assinado digitalmente poderia ter validade jurídica. Infelizmente, não é o caso. Veja o ITI diz sobre o assunto, em seu site, em https://www.iti.gov.br/index.php?option=com_content&view=article&id=567&catid=41#r21
Ou seja, apesar de a MP 2002 autorizar o uso de assinatura digital para documentos eletrônicos no Brasil, esse não necessariamente pode ou deve ser aceito por um determinado órgão, empresa ou setor, sem uma regulamentação específica.
Ao longo dos anos, a Medida Provisória n° 2.200-2 passou por diversas alterações e regulamentações adicionais para se adaptar às novas tecnologias e necessidades do mercado digital.
Uma das principais mudanças foi a introdução da Lei n° 14.063, que dispõe sobre a utilização de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos, nas relações jurídicas de natureza civil, e nas relações jurídicas de natureza empresarial. Esta lei categoriza as assinaturas eletrônicas em três tipos:
Assinatura Eletrônica Simples: Usada em interações com entes públicos que não envolvam informações protegidas por sigilo.
Assinatura Eletrônica Avançada: Oferece maior segurança, requerendo elementos que a vinculem exclusivamente ao signatário.
Assinatura Eletrônica Qualificada: Utiliza certificados digitais ICP-Brasil, garantindo o mais alto nível de segurança e validade jurídica.
Este decreto regulamenta a Lei n° 14.063/2020, detalhando os procedimentos para a utilização das diferentes categorias de assinaturas eletrônicas e os requisitos técnicos para cada uma.
Esta resolução estabelece normas complementares para a operação das Autoridades Certificadoras e das Autoridades de Registro, visando fortalecer a segurança e a confiabilidade do sistema ICP-Brasil.
Apesar de a MP 2.200-2 autorizar o uso de assinatura digital para documentos eletrônicos no Brasil, a aceitação de tais documentos depende da regulamentação específica de cada setor. Órgãos e empresas podem exigir regulamentações adicionais ou validar outros meios de comprovação da autoria e integridade dos documentos eletrônicos.
Para mais informações, consulte a página do ITI: ITI - Assinatura Digital.
Dispõe sobre a conversão do acervo acadêmico das Instituições de Ensino Superior (IES) para o meio digital. As principais disposições são:
Proibição de Produção de Documentos Físicos:
A partir de 1º de agosto de 2022, fica proibida a produção de novos documentos em suporte físico que integram o acervo acadêmico.
As IES devem produzir todos os documentos do acervo acadêmico inteiramente no meio digital a partir desta data.
Documentos físicos recebidos para matrícula e outras atividades acadêmicas após 1º de agosto de 2022 devem ser digitalizados.
Definição de Acervo Acadêmico:
Considera-se acervo acadêmico o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições de educação superior, necessários para comprovar os estudos dos alunos.
Prioridade na Digitalização:
A digitalização dos documentos classificados como Documentação Acadêmica (subclasse 125.4) terá prioridade sobre outros documentos.
Regulamentação de Procedimentos:
Os procedimentos gerais para a conversão e preservação dos documentos serão definidos em um ato específico.
Prazos para Conclusão da Digitalização:
Documentos de estudantes matriculados: 12 meses.
Documentos de estudantes formados entre 1º de janeiro de 2016 e a data da publicação da portaria: 24 meses.
Documentos de estudantes formados entre 1º de janeiro de 2001 e 31 de dezembro de 2015: 36 meses.
Documentos não contemplados pelos prazos definidos devem ser digitalizados por demanda.
Alteração na Portaria MEC nº 315 de 2018:
A Portaria MEC nº 315 de 2018 foi alterada para exigir que todos os documentos do acervo acadêmico sejam convertidos para o meio digital conforme critérios estabelecidos.
Regulamenta o artigo 4º da Portaria MEC nº 360, de 18 de maio de 2022, dispondo sobre os procedimentos gerais para a conversão e preservação dos documentos do acervo acadêmico digital das Instituições de Ensino Superior (IES). As principais disposições são:
Padrões Técnicos de Digitalização:
A digitalização de documentos deve seguir os padrões técnicos mínimos estabelecidos no Anexo I do Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020.
Metadados:
Os documentos digitalizados devem conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II do Decreto nº 10.278, de 2020.
Documentos relacionados à emissão e registro de diplomas devem conter metadados específicos, detalhados em nota técnica.
Assinatura Digital:
Os documentos digitalizados devem ser assinados digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) para garantir a autoria e a integridade dos documentos e seus metadados, equiparando-os a documentos físicos para todos os efeitos legais.
Responsabilidade pela Digitalização:
O processo de digitalização pode ser realizado pelo possuidor do documento físico ou por terceiros, sendo que a conformidade do processo de digitalização é de responsabilidade do possuidor do documento físico.
Descarte de Documentos Físicos:
Após a digitalização, os documentos físicos podem ser descartados, exceto aqueles com temporalidade permanente ou valor histórico.
Confira aqui a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo.
Armazenamento e Proteção:
Os documentos digitalizados devem ser protegidos contra alterações, destruição e acesso ou reprodução não autorizados.
Devem ser indexados com metadados para facilitar a localização, gerenciamento e conferência do processo de digitalização.
As IES devem possuir um Repositório de Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) conforme normas do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), incluindo uma cópia de segurança externa para recuperação de desastres.
Contratos com serviços externos de RDC-Arq devem garantir ao MEC acesso ao acervo em caso de descredenciamento e prever a manutenção do acervo por pelo menos doze meses em caso de desaparecimento da IES.
Preservação de Documentos:
Documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados conforme a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo das IFES, de acordo com a Portaria Conarq nº 92, de 23 de setembro de 2011.
As IES devem observar a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e as tabelas de temporalidade e destinação de documentos aprovadas pelas instituições arquivísticas públicas, seguindo as diretrizes do Conarq.
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