Legislações gerais
Legislação do MEC relacionada às Secretarias Acadêmicas das IES
Decreto nº 9.235
Esse é considerado o Decreto-pai das Portarias relacionados ao assunto no MEC. Ele trata de diversos temas relacionados a avaliação, compliance e governança de IES. Entre os temas, existem artigos específicos falando sobre a manutenção do acervo acadêmico.
Dispõe sobre o exercício das funções de regulação, supervisão e avaliação das instituições de educação superior e dos cursos superiores de graduação e de pós-graduação no sistema federal de ensino.
Medida Provisória n° 2.200-2 de 24 de agosto de 2001
Essa MP institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Seu objetivo é garantir a autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos eletrônicos, além de assegurar transações eletrônicas seguras. A ICP-Brasil inclui uma Autoridade Certificadora Raiz (AC Raiz), várias Autoridades Certificadoras (AC) e Autoridades de Registro (AR), todas reguladas pelo Comitê Gestor da ICP-Brasil, vinculado à Casa Civil da Presidência da República.
É ela que estabelece a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil e passa a permitir o uso de assinatura digital com certificados digitais no Brasil. Seu artigo diz:
Art. 10. Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória. § 1° As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei no 3.071, de 1o de janeiro de 1916 - Código Civil. § 2° O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.
Poderia-se imaginar, então, que, a partir da MP 2002, um diploma assinado digitalmente poderia ter validade jurídica. Infelizmente, não é o caso. Veja o ITI diz sobre o assunto, em seu site, em https://www.iti.gov.br/index.php?option=com_content&view=article&id=567&catid=41#r21
Ou seja, apesar de a MP 2002 autorizar o uso de assinatura digital para documentos eletrônicos no Brasil, esse não necessariamente pode ou deve ser aceito por um determinado órgão, empresa ou setor, sem uma regulamentação específica.
Alterações e Novas Regras
Ao longo dos anos, a Medida Provisória n° 2.200-2 passou por diversas alterações e regulamentações adicionais para se adaptar às novas tecnologias e necessidades do mercado digital.
Lei nº 14.063 de 23 de setembro de 2020
Uma das principais mudanças foi a introdução da Lei n° 14.063, que dispõe sobre a utilização de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos, nas relações jurídicas de natureza civil, e nas relações jurídicas de natureza empresarial. Esta lei categoriza as assinaturas eletrônicas em três tipos:
Assinatura Eletrônica Simples: Usada em interações com entes públicos que não envolvam informações protegidas por sigilo.
Assinatura Eletrônica Avançada: Oferece maior segurança, requerendo elementos que a vinculem exclusivamente ao signatário.
Assinatura Eletrônica Qualificada: Utiliza certificados digitais ICP-Brasil, garantindo o mais alto nível de segurança e validade jurídica.
Decreto nº 10.543 de 13 de novembro de 2020
Este decreto regulamenta a Lei n° 14.063/2020, detalhando os procedimentos para a utilização das diferentes categorias de assinaturas eletrônicas e os requisitos técnicos para cada uma.
Resolução ITI nº 145 de 2021
Esta resolução estabelece normas complementares para a operação das Autoridades Certificadoras e das Autoridades de Registro, visando fortalecer a segurança e a confiabilidade do sistema ICP-Brasil.
Implicações Práticas
Apesar de a MP 2.200-2 autorizar o uso de assinatura digital para documentos eletrônicos no Brasil, a aceitação de tais documentos depende da regulamentação específica de cada setor. Órgãos e empresas podem exigir regulamentações adicionais ou validar outros meios de comprovação da autoria e integridade dos documentos eletrônicos.
Para mais informações, consulte a página do ITI: ITI - Assinatura Digital.
Portaria nº 360, de 18 de maio de 2022
Dispõe sobre a conversão do acervo acadêmico das Instituições de Ensino Superior (IES) para o meio digital. As principais disposições são:
Proibição de Produção de Documentos Físicos:
A partir de 1º de agosto de 2022, fica proibida a produção de novos documentos em suporte físico que integram o acervo acadêmico.
As IES devem produzir todos os documentos do acervo acadêmico inteiramente no meio digital a partir desta data.
Documentos físicos recebidos para matrícula e outras atividades acadêmicas após 1º de agosto de 2022 devem ser digitalizados.
Definição de Acervo Acadêmico:
Considera-se acervo acadêmico o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições de educação superior, necessários para comprovar os estudos dos alunos.
Prioridade na Digitalização:
A digitalização dos documentos classificados como Documentação Acadêmica (subclasse 125.4) terá prioridade sobre outros documentos.
Regulamentação de Procedimentos:
Os procedimentos gerais para a conversão e preservação dos documentos serão definidos em um ato específico.
Prazos para Conclusão da Digitalização:
Documentos de estudantes matriculados: 12 meses.
Documentos de estudantes formados entre 1º de janeiro de 2016 e a data da publicação da portaria: 24 meses.
Documentos de estudantes formados entre 1º de janeiro de 2001 e 31 de dezembro de 2015: 36 meses.
Documentos não contemplados pelos prazos definidos devem ser digitalizados por demanda.
Alteração na Portaria MEC nº 315 de 2018:
A Portaria MEC nº 315 de 2018 foi alterada para exigir que todos os documentos do acervo acadêmico sejam convertidos para o meio digital conforme critérios estabelecidos.
Portaria nº 613, de 18 de agosto de 2022
Regulamenta o artigo 4º da Portaria MEC nº 360, de 18 de maio de 2022, dispondo sobre os procedimentos gerais para a conversão e preservação dos documentos do acervo acadêmico digital das Instituições de Ensino Superior (IES). As principais disposições são:
Padrões Técnicos de Digitalização:
A digitalização de documentos deve seguir os padrões técnicos mínimos estabelecidos no Anexo I do Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020.
Metadados:
Os documentos digitalizados devem conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II do Decreto nº 10.278, de 2020.
Documentos relacionados à emissão e registro de diplomas devem conter metadados específicos, detalhados em nota técnica.
Assinatura Digital:
Os documentos digitalizados devem ser assinados digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) para garantir a autoria e a integridade dos documentos e seus metadados, equiparando-os a documentos físicos para todos os efeitos legais.
Responsabilidade pela Digitalização:
O processo de digitalização pode ser realizado pelo possuidor do documento físico ou por terceiros, sendo que a conformidade do processo de digitalização é de responsabilidade do possuidor do documento físico.
Descarte de Documentos Físicos:
Após a digitalização, os documentos físicos podem ser descartados, exceto aqueles com temporalidade permanente ou valor histórico.
Confira aqui a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo.
Armazenamento e Proteção:
Os documentos digitalizados devem ser protegidos contra alterações, destruição e acesso ou reprodução não autorizados.
Devem ser indexados com metadados para facilitar a localização, gerenciamento e conferência do processo de digitalização.
As IES devem possuir um Repositório de Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) conforme normas do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), incluindo uma cópia de segurança externa para recuperação de desastres.
Contratos com serviços externos de RDC-Arq devem garantir ao MEC acesso ao acervo em caso de descredenciamento e prever a manutenção do acervo por pelo menos doze meses em caso de desaparecimento da IES.
Preservação de Documentos:
Documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados conforme a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo das IFES, de acordo com a Portaria Conarq nº 92, de 23 de setembro de 2011.
As IES devem observar a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e as tabelas de temporalidade e destinação de documentos aprovadas pelas instituições arquivísticas públicas, seguindo as diretrizes do Conarq.
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